JAKARTA (IndoTelko) - Garis-garis antara kehidupan pribadi dan profesional kini menjadi semakin kabur. Orang-orang sekarang sering menghabiskan lebih banyak waktu di kantor daripada di rumah.
Belum lagi, sebanyak seperempat orangmelakukan tugas perusahaan di luar kantor. Ini menunjukkan bahwa keseimbangan kehidupan kerja yang ideal mungkin tidak dapat dicapai dalam masyarakat modern seperti saat sekarang ini.
Kurangnya pemisahan antara tugas untuk dieksekusi di tempat kerja dan hal-hal yang harus dilakukan di rumah dapat disebabkan oleh peningkatan pesat jumlah informasi digital yang kita semua hadapi.
Kehidupan pribadi dan profesional sekarang bergantung pada data yang tersimpan di media sosial, akun email, dokumen digital, dan folder bersama. Studiterbaru kami menunjukkan banyak kekacauan dalam file bisnis dan manajemen kredensial.
Matinya Keseimbangan
Bekerja di kantor mulai dari pukul Sembilan pagi hingga lima sore memang memiliki manfaat yang jelas: pekerjaan tetap, penghasilan tetap, dan jam kerja tetap.
Kecuali, era yang kerap disebut nine-to-five ini sudah lama berlalu. Saat ini, kita semua diharapkan untuk tetap bekerja sedikit lebih lama, apakah itu untuk one-off meeting, deadline yang ketat atau bahkan saat momentum perayaan Natal. Bagi jutaan pekerja, bekerja lembur diperlukan untuk melakukan pekerjaan mereka secara efektif. Bahkan, diperkirakan bahwa pekerja di Meksiko menghabiskan rata-rata 43 jam seminggu, diikuti dengan pekerja di Kosta Rika, Yunani, dan Korea Selatan yang menyusul dalam daftar.
Keadaan demikian meskipun diterima, telah menyebabkan para pekerja kewalahan untuk mengelola kehidupan profesional dan pribadi mereka. Meninggalkan barang-barang pribadi di kantor dan melakukan tugas-tugas rumah tangga di meja kerja adalah hal yang biasa. Bukan menjadi hal yang aneh bagi pekerja untuk memiliki pakaian ganti di kantor mereka, jadi mengapa tidak berlaku yang sama pula untuk informasi digital? Dan memiliki akses ke data yang kita butuhkan, terlepas dari penggunaannya, baik di rumah maupun di kantor dapat membuat hiduplebih mudah.
Kekhawatiran besar dengan perilaku tersebut dalam bisnis adalah bahwa staf dapat menjadi ceroboh tentang di mana mereka menyimpan informasi perusahaan. Para pekerja yang merasa nyaman menyimpannya di perangkat pribadi mereka dan tidak selalu cukup hati-hati untuk menjaga diri agar tetap aman. Informasi dapat memiliki risiko berbahaya terhadap pelaku kejahatan siber jika terlalu mudah diakses. Ini, tentu saja, memiliki konsekuensi yang luas dan berpengaruh bagi bisnis.
Ketika para pekerja berjuang untuk mengelola informasi pribadi dan pekerjaan mereka, bisnis pun dihadapkan dengan situasi sulit dalam mengawasi dan mengamankan jumlah file serta data yang semakin bertambah. Penelitian kami mengungkapkan bahwa 80% karyawan merasa tidak perlu bertanggung jawab untuk memastikan email, file, dan dokumen memiliki izin akses yang tepat, terlepas dari mereka yang membuatnya atau tidak.
Data pribadi yang sensitif, rincian pembayaran, dan kode otorisasi hanyalah beberapa contoh dari data kredensial dalam perusahaan untuk menjaga bisnis tetapberjalan secara efisien. Namun para staf tidak menyimpan rincian ini dengan aman atau benar. Hanya lebih dari setengah (56%) karyawan secara teratur menghapus item yang sudah tidak digunakan dari kotak masuk e-mail, dan hanya sepertiga (34%) yang menyingkirkan fileusang pada perangkat keras mereka.
Kekacauan digital ini menjadi masalah yang lebih besar ketika informasi disimpan di tempat-tempat yang sulit dikendalikan, seperti cloud, folder bersama, atau saat file ditransfer.
Peningkatan pesat dalam jumlah file yang dihasilkan menjadi lebih sulit bagi organisasi untuk mengelola informasi perusahaan. Meskipun demikian, mereka masih bertanggung jawab untuk memastikan bahwa data sensitif atau rahasia tidak mudah diakses dan ditemukan oleh pihak luar. Jika seorang karyawan saja dapat menemukan gaji rekan kerja mereka, lalu mengapa peretas tidak?
Bisnis mengandalkan staf dalam mengelola data dengan aman. Jika karyawan dan organisasi dapat mengatasi tantangan keamanan informasi bersama, besar kemungkinan untuk menumbuhkan etos dan budaya perusahaan di mana semua orang peduli untuk melindungi bisnis dan keamanannya, serta membantu satu sama lain untuk mencapainya. Di sinilah memberikan edukasi kepada karyawan sangat penting demi memahami pentingnya keamanan data, peran mereka di dalamnya dan langkah-langkah yang perlu diambil untuk menjaga keamanan data. Hanya dengan langkah sederhana tersebut karyawan dapat mengelola informasi profesional dan pribadi mereka jauh lebih baik.
Menghilangkan Tekanan
Berdasarkan pengalaman, kekacauan digital bukanlah masalah, baik dalam ruang lingkup pribadi maupun di tempat kerja. Masalahnya adalah tanggung jawab pribadi yang tidak mumpuni serta ketidakmampuan orang dalam memilih dan menggunakan lingkungan berbeda untuk tujuan berbeda.
Setiap orang memiliki pengalaman berbeda. Orang tua, yang dalam banyak hal masih merasa kurang akrab dengan teknologi baru, mungkin sebenarnya memiliki kemungkinan lebih kecil dalam membagikan kata sandi mereka daripada kaummuda. Pada saat yang sama, kita semua tahu terdapat orang-orang yang merasa lebih nyaman bekerja di ruang terorganisir, dan mereka yang lebih nyaman bekerja di tengah tumpukan kertas.
Jadi, alih-alih berfokus pada pemasangan solusi perusahaan dalam perangkat pribadi (sulit dan di beberapa negara bahkan tidak mungkin dilakukan), atau upaya mengubah kebiasaan orang dengan cara menakuti mereka, langkah lebih baik adalah dengan menciptakan lingkungan yang dapat menyeimbangkan keamanan dan kenyamanan untuk berbagai jenis informasi dan proses bisnis.
Lebih pentingnya lagi, kita harus menjelaskan perbedaan antara pekerjaan yang sepenuhnya internal untuk bisnis dan ruang di mana karyawan berkomunikasi serta berkolaborasi dengan pihak di luar perusahaan.
Setiap orang berhak mengatur lemari es nya sendiri, tapi lemari es kantor, meja kerja hingga solusi cloud perlu cukup aman dan nyman bagi semua orang.
Pencapaian tersebut membutuhkan pengadopsian beberapa aturan umum dan pemahaman. Tentu saja, seseorang perlu menegakkan aturan-aturan tersebut sehingga tidak ada lagi kebiasaan yang mengganggu efektivitas bisnis serta meningkatkan kenyamanan karyawan lainnya.(pg)