Mengelola email bisnis secara maksimal

JAKARTA (IndoTelko) - Alamat email profesional yang terhubung dengan nama domain dapat membantu meningkatkan citra perusahaan Anda.

Alamat email profesional juga dapat membantu meningkatkan pengenalan atas merek (brand recognition) yang dimulai dari kartu nama bisnis untuk kemudian dilanjutkan dengan pengenalan akun media sosial serta situs web Anda.

Selain itu, email profesional juga dapat menciptakan kesadaran brand teratas atau top-of-mind dan memperkuat cara orang mengasosiasikan merek dan produk Anda saat mereka memikirkan tentang industri atau kategori tertentu. Alamat email profesional juga meningkatkan kredibilitas perusahaan Anda di mata pelanggan.

Dalam survei online terbaru Verisign yang dilakukan pada bulan Juni 2016, dua dari tiga responden setuju bahwa alamat email yang menggunakan nama perusahaan atau company-branded lebih dapat dipercaya daripada alamat email gratis.

Verisign mengadakan survei online di Inggris pada bulan Juni 2016 dengan ukuran sampel lebih dari 1030 responden.

Bridestory, sebagai salah satu bisnis online yang sukses, telah menyadari pentingnya email menggunakan nama perusahaan untuk meningkatkan  kredibilitas mereka dan menciptakan kesadaran brand yang lebih kuat.

Mereka menggunakan alamat email dengan nama perusahaan untuk berbagai bidang bisnis (contohnya: Marketing@bridestory.com, submission@bridestory.com, info@bridestory.com), yang selanjutnya dapat mendukung dan membangun citra profesional brand mereka.

Verisign menyarankan dalam memilih email professional, Anda harus mempertimbangkan beberapa hal di bawah ini:

Tentukan keperluan penggunaan alamat email Anda

Sebelum membuat sebuah alamat email professional, penting bagi Anda untuk memikirkan mengapa bisnis Anda membutuhkannya, dan apa tujuan penggunaannya. Contohnya, apakah Anda akan menggunakannya untuk kebutuhan terkait pelanggan? Apakah Anda akan menggunakannya untuk berkomunikasi dengan pelanggan mengenai produk atau layanan baru?

Tentukan bagaimana Anda akan menggunakan email

Pertimbangkanlah bagaimana Anda akan menggunakan email tersebut di masa depan. Anda mungkin bisa memulainya dengan beberapa alamat email, satu untuk karyawan untuk digunakan dalam perusahaan, misalnya nama.saya@namabisnissaya.com.

Seiring dengan pertumbuhan bisnis, Anda mungkin ingin membuat kotak masuk bersama (shared inboxes) untuk masing-masing tim di dalam perusahaan Anda, misalnya kurir@namabisnissaya.com. Jadi pertanyaan atau kebutuhan lain pelanggan dapat dikirim ke grup yang benar dan dapat dibalas dengan cepat dengan informasi yang sesuai. Kotak masuk bersama  juga mengurangi ketergantungan pada orang-orang tertentu yang mungkin dibatasi oleh prioritas bisnis lainnya.

Memilih alat email yang benar akan memungkinkan Anda untuk memulai dari skala kecil dan menyesuaikannya seiring dengan penambahan jumlah karyawan dan pertumbuhan bisnis Anda.

Menentukan Pilihan Anda

Jika Anda bukan seorang profesional Teknologi Informasi (TI), mungkin Anda tidak memiliki server atau sistem backend untuk melakukan hosting email Anda sendiri. Jika Anda memilih untuk menggunakan solusi hosting, ini adalah cara yang hemat biaya sekaligus memberikan Anda akses ke pengetahuan dan dukungan ahli untuk mengelola penggunaan email Anda. Di bawah ini adalah solusi email hosting yang bisa Anda pertimbangkan:

Aplikasi email gratis

Dapat bekerja dengan baik untuk bisnis yang membutuhkan alamat individual

Keunggulan: mudah untuk diinstal dan digunakan oleh pemula, aplikasi email gratis seperti Thunderbird menawarkan beberapa fungsi  atau fitur tambahan (plugin) yang dapat berguna apabila bisnis Anda membutuhkan fungsi tambahan seperti pencarian pintar (smart search) atau folder khusus untuk mengatur pesan

Kemungkinan kekurangan: Layanan konsumen mungkin terbatas dan bisa jadi tidak sesuai dengan kebutuhan Anda. 

Solusi email berbayar
Umumnya diperlukan untuk kotak masuk bersama (shared inbox)
Keunggulan: dapat menyediakan peningkatan fungsionalitas seperti kalender terintegrasi, pengelola kontak dan tugas, serta penyimpanan dan keamanan yang lebih.
Kemungkinan kekurangan: Lebih mahal apabila kebanyakan fungsinya tidak digunakan
Contoh: Microsoft Outlook, Google Apps, Workmail.

Layanan email yang dikelola oleh penyedia web hosting / registrar nama domain Anda
Gabungan dari pilihan pertama dan kedua
Keunggulan: harganya murah dengan beberapa penyedia yang menawarkan layanan email gratis dengan registrasi nama domain berbayar, mudah untuk diatur dan menawarkan layanan pelanggan yang baik.
Kemungkinan kekurangan: mungkin ada biaya tambahan untuk pilihan penyimpanan dan backup atau fitur tambahan lainnya seperti Microsoft Office
Contohnya: 1&1, 1-2-3 Reg, GoDaddy, Names

Berdasarkan survei Verisign pada bulan Juni 2016, 78% dari responden setuju bahwa mereka lebih mempercayai pesan dari alamat email professional dibandingkan dengan alamat email gratis.

Ada banyak pilihan bagi yang berencana menggunakan alamat email professional. Sebelum memilih layanan email, Anda harus mengevaluasi bisnis Anda saat ini dan bagaimana prediksi pertumbuhan bisnis Anda di masa depan.(pg)